Setiap tahun lembaga-lembaga di UMS mengimplementasikan Rencana pengembangan dalam Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) di tingkat Prodi, Rencana Pengembangan Unit Pengelola Program Studi (RPUPPS) di tingkat UPPS/Fakultas dan Rencana Pengembangan Unit Pendukung Akdemik (RPUPA) di tingkat universitas. Untuk implementasi kegiatan-kegiatan tersebut UMS memiliki sistem informasi berupa Aplikasi Pengembangan Lembaga yang lebih familiar disebut APPLE. Meskipun sudah memiliki berbagai fitur yang memadai, namun pada saat ini sistem APPLE terkadang dikeluhkan karena belum mampu memenuhi beberapa kebutuhan tertentu dari para pengguna. Adanya beberapa menu yang dirasa belum lengkap sehingga pengguna sering terkendala dalam proses penyusunan, pelaksanaan, pelaporan dan audit RPPS/RPUPPS maupun RPUPA. Berkaca dari hal tersebut maka perlu merancang desain pengembangan APPLE yang lebih lengkap sesuai dengan kebutuhan para pengguna.
Dalam rangka mewadahi kebutuhan di atas, para pengguna aplikasi dari berbagai lembaga di UMS diundang dalam Focus Group Discussion (FGD) Pengembangan Desain APPLE. Kegiatan yang dilaksanakan di Ruang Seminar Gedung Pascasarjana UMS ini menghadirkan perwakilan dari Biro Teknologi Informasi (BTI) selaku pengembang sistem, Lembaga Penjaminan Mutu (LJM) selaku unit pemonitor dan evaluator kegiatan dalam rencana pengembangan, Biro Administrasi Keuangan (BAK) dan Biro Aset Universitas (BAU) sebagai penanggungjawab dalam pencairan anggaran dan pengadaan barang, serta para pengguna aplikasi yang diwakili oleh Kaprodi, Dekan, Wakil Dekan, Kepala Biro sebagai perwakilan dari berbagai program studi, fakultas dan Unit Pendukung Akademik di UMS. Menanggapi pelaksanaan kegiatan FGD, Azizah Fatmawati, salah satu peserta dari Fakultas Komunikasi dan Informatika menyampaikan terkait pentingnya integrasi dalam APPLE, “Fakultas/unit perlu untuk dapat melihat Renstra universitas sebagai acuan dalam mengisi Renstra fakultas/unit, sedangkan prodi dapat mengacu pada Renstra fakultas dalam mendesain aktivitas. Setelah FGD diharapkan BPP dapat mengupayakan APPLE untuk diusulkan agar terintegrasi dengan sistem lain yang terkait di UMS”. Peserta lain juga mengomentari perihal beban kerja (workload) Unit Pendukung Akademik dalam pelaksanaan kegiatan yang tercantum di sistem APPLE. Sri Sunarjono selaku Kepala Lembaga Pengembangan Riset menuturkan, “Setiap lembaga/unit perlu tahu kapasitas atau kemampuannya dalam menangani aktivitas kegiatan (workload). APPLE perlu mengadopsi fitur project management di Click Up atau Kanban lengkap dengan tambahan notifikasi”. Menutup rangkaian FGD, Kepala Biro Perencanaan dan Pengembangan, Munajat Tri Nugroho menyampaikan bahwa tindak lanjut dari FGD ini nantinya akan dibentuk tim untuk meng-upgrade Sistem APPLE. “APPLE yang saat ini digunakan untuk menjalankan siklus PDCA dalam RPPS/RPUPPS/RPUPA memiliki beberapa kekurangan, dan belum mampu memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan maupun kebutuhan akan perubahan yang terjadi. Untuk hal tersebut, APPLE perlu dilakukan upgrade kemampuannya”, tutup Munajat.
ada163